5 tegn på at din virksomhed er klar til at outsource regnskabet

Mange mellemstore virksomheder bruger mere tid på regnskabet, end de burde. Ikke fordi de mangler disciplin, men fordi de er vokset fra løsninger, der fungerede fint, da virksomheden var halvt så stor. Kan du genkende nogle af disse tegn?

TEGN 1: REGNSKABET BREMSEr VÆKSTEN I STEDET FOR AT UNDERSTØTTE DEN

Vækst er godt. Men vækst uden en skalerbar økonomistruktur skaber hurtigt uro. Når antallet af transaktioner stiger, nye selskaber kommer til, medarbejderstaben vokser, og rapporteringskravene bliver flere, er det ikke usædvanligt, at økonomifunktionen begynder at halte efter.

Resultatet? CFO’en bruger tid på at rydde op i efterslæb i stedet for at analysere tallene og rådgive ledelsen. Det er dyrt, selvom det ikke nødvendigvis fremgår direkte af en faktura.

En ekstern regnskabspartner skalerer med jer. I betaler for den kapacitet, I faktisk bruger, frem for en fuldtidsressource, der har for lidt at lave i stille perioder og for meget i travle perioder.

TEGN 2: I ER SÅRBARE, HVIS NØGLEPERSONER STOPPER ELLER BLIVER SYGE

Hvad sker der med lønkørslen, hvis den lønansvarlige bliver syg i tre uger? Hvad sker der med momsrapporteringen, hvis den eneste person, der kender systemet, siger op?

For mange mellemstore virksomheder er svaret: kaos.

Sårbarhed omkring enkeltpersoner er en af de mest almindelige og mindst omtalte risici i en økonomiafdeling. Outsourcing reducerer den risiko. I får et helt fagmiljø i ryggen, ikke kun én person.

TEGN 3: I BRUGER TID PÅ AT FINDE FOLK MED DE RETTE KOMPETENCER

Det er krævende at rekruttere og fastholde dygtige regnskabsmedarbejdere og lønkonsulenter. Markedet er presset, og kompetencerne er dyre. Når I endelig har fundet den rette, skal I samtidig sikre, at vedkommende holder sig opdateret på regelændringer, nye krav fra myndighederne og opdaterede systemversioner.

Med outsourcing bliver det en del af leverancen. I får adgang til et fagmiljø, der arbejder med netop dette hver dag.

TEGN 4: I RAPPORTERER FOR SENT ELLER MED FEJL

Momsfrister. A-skat. Årsregnskab. Kvartalsrapportering til bestyrelsen. Rapportering er ikke valgfrit, og fejl kan koste dyrt.

Hvis I regelmæssigt stresser over frister, opdager fejl efterfølgende eller bruger for meget tid på at forklare tallene til bestyrelsen, er det et tegn på, at processerne ikke er stærke nok. Det er ikke nødvendigvis medarbejdernes skyld. Det kan lige så vel skyldes, at systemer, rutiner eller kapacitet ikke længere matcher virksomhedens behov.

En professionel regnskabspartner har systemer og arbejdsgange på plads. Frister er ikke noget ekstraordinært. De er en del af hverdagen.

TEGN 5: I VED IKKE, HVAD DEN INTERNE ØKONOMIFUNKTION REELT KOSTER

Det er det tegn, færrest tænker over. Hvad koster den interne løsning egentlig?

Tag det hele med: løn, feriepenge, pension, sygdom, rekruttering, licenser til økonomisystemer, oplæring og kurser. Læg også værdien af ledelsens tid til, når den bruges på opfølgning, kvalitetssikring og brandslukning.

For mange mellemstore virksomheder viser regnestykket, at outsourcing er billigere end forventet - og at den interne løsning er dyrere, end man troede.

HVAD KOSTER OUTSOURCING AF REGNSKAB?

Prisen afhænger af opgavens omfang. Vil du have et konkret prisestimat for din virksomhed? Kontakt os, så regner vi det ud sammen.

HVAD BØR EN CFO KRÆVE AF EN REGNSKABSPARTNER?

Ikke alt, der kaldes outsourcing, er det samme. Her er fem ting, der adskiller de gode partnere fra de middelmådige:

Fast team: Ikke et tilfældigt kontaktpunkt. I skal have faste kontaktpersoner, der kender jeres virksomhed.

Dokumenteret kompetence: Specialister med solid erfaring inden for regnskab, løn og compliance - ikke kun administrativ assistance.

Systemkompetence: Erfaring med de systemer, I allerede bruger, eller evnen til at anbefale og implementere et bedre setup.

Proaktiv rådgivning: En god partner gør jer opmærksomme på ændringer i regler og krav, før de rammer jer.

Skalerbarhed: Kan partneren vokse med jer? Også på tværs af Norden, hvis det bliver relevant?

ER I KLAR?

Outsourcing er ikke et nederlag. Det er en strategisk beslutning om at bruge virksomhedens ressourcer der, hvor de skaber mest værdi - og overlade regnskab og løn til specialister.