Efter bogføringslovens § 6, stk. 2, skal bogføringspligtige virksomheder udarbejde og løbende ajourføre en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. Kravet gælder selvstændigt i forhold til reglerne om digital bogføring, som er trådt i kraft på forskellige tidspunkter for forskellige virksomhedstyper.
Erhvervsstyrelsen uddyber kravene i sin vejledning om bogføringsloven.
Hvad skal beskrivelsen dokumentere?
Det lovpligtige minimum er en beskrivelse af virksomhedens procedurer for registrering af transaktioner samt opbevaring og fremfinding af regnskabsmateriale. Det skal samtidig fremgå, hvilke personer der er ansvarlige for procedurerne.
Beskrivelsen skal tilpasses virksomhedens størrelse, aktiviteter og kompleksitet. I praksis vil det derfor ofte være relevant, at den også omfatter:
- Ansvarsfordelingen i bogføringen, herunder eventuelle eksterne leverandører
- Anvendte bogføringssystemer og væsentlige integrationer
- Procedurer for registrering, dokumentation og godkendelse af transaktioner
- Betalingsprocesser, adgangsforhold og relevante kontrolaktiviteter
- Løbende afstemninger og opfølgning på fejl eller uafklarede poster
- Håndtering af f.eks. moms, løn og koncerninterne transaktioner
- Sikkerhedskopiering samt sikring og fremfinding af regnskabsmaterialet
Et dokument, der skal afspejle virkeligheden
Det er ikke tilstrækkeligt, at beskrivelsen blot foreligger. Den skal løbende ajourføres og svare til de arbejdsgange, virksomheden faktisk anvender.
En gennemgang er særligt relevant, når virksomheden skifter bogføringssystem, etablerer nye integrationer, ændrer godkendelses- eller betalings flow, outsourcer opgaver eller flytter ansvar i økonomifunktionen. En opdateret beskrivelse kan samtidig understøtte oplæring, overdragelse, intern kontrol og dialogen med virksomhedens rådgivere.
Det centrale spørgsmål er derfor: Hvis Erhvervsstyrelsen bad om virksomhedens beskrivelse af bogføringsprocedurer i morgen, ville I så kunne sende et retvisende og opdateret dokument?
Har I brug for hjælp til at få dokumentationen på plads?
Er I allerede kunde, kan I kontakte jeres faste konsulent. Ellers er I velkomne til at kontakte os for en uforpligtende dialog.