Flere og flere udbydere af lønadministration sætter i dag en pris pr. lønseddel på deres hjemmeside. Det er godt for gennemsigtigheden. Men det kan også nemt få nogen til at tro, at omkostningerne ved intern lønkørsel ligeledes kan reduceres til de enkelte lønsedlers pris lagt sammen. Så enkelt er det sjældent i virkeligheden.
Mange virksomheder sammenligner prisen på outsourcing af løn med én intern lønmedarbejders lønpose. Regnestykket stopper sjældent dér, hvis det sande billede skal frem. Der løber omkostninger på ved sygdom, ferie, backup, compliance, lovændringer og GDPR, kurser, dokumentation og fejlrettelser.
Derfor giver det mening at se på de samlede omkostninger ved intern lønadministration - før man sammenligner med nogen som helst stykpris. I denne artikel gennemgår vi de poster, der ofte bliver glemt, og giver dig et grundlag for at regne hele vejen rundt.
Den nemmeste post at få øje på er lønnen til den eller de medarbejdere, der kører løn. Har I en lønbogholder ansat, kender økonomichefen tallet.
Men allerede her er der en nuance: I mindre og mellemstore virksomheder er løn sjældent en fuldtidsopgave. Den ligger typisk hos en økonomimedarbejder eller HR-ansvarlig, der også laver alt muligt andet. Det gør omkostningen svær at få øje på - den drukner i en bredere stilling. Og det gør det næste problem større.
Selve lønkørslen er ofte den mindste del af arbejdet. Rundt om den ligger indsamling af timer og tillæg, håndtering af refusioner, ferieregnskab, pension, indberetninger, afstemninger og svar på spørgsmål fra medarbejdere.
Dertil kommer fejlrettelser. En lønfejl koster sjældent kun tiden til at rette den. Den koster også dialog med medarbejderen, genberegning, eventuel efterregulering og i værste fald tillid. Jo senere fejlen opdages, jo dyrere bliver den.
Den post, færrest sætter tal på, er personafhængigheden. I mange virksomheder afhænger korrekt og rettidig løn af én person. Når den person holder ferie, er syg eller siger op, står virksomheden med et reelt driftsproblem - og lønnen skal stadig falde til tiden.
En backup-løsning koster noget, uanset hvordan den skrues sammen. Enten betaler I for at oplære og vedligeholde en intern nummer to, eller også betaler I prisen den dag, det går galt. Ingen af delene er gratis, men kun den ene fremgår af et budget.
Lønområdet står ikke stille. Satser ændres, ferieregler justeres, og nye krav kommer til - senest kravene om løngennemsigtighed, der stiller helt konkrete krav til, hvordan løndata er struktureret og dokumenteret.
At holde en intern lønfunktion opdateret kræver kurser, tid til at læse op på reglerne og processer, der bliver justeret løbende. Det er en reel omkostning, som typisk ligger spredt ud over året og derfor sjældent bliver regnet med.
Lønsystem, tidsregistrering, integrationer og opbevaring af dokumentation skal også med i regnestykket. Ikke kun licenserne, men også tiden til at vedligeholde opsætningen og sikre, at persondata håndteres korrekt.
God dokumentation er samtidig det, der afgør, hvor sårbar funktionen er. En veldokumenteret lønproces kan overtages af andre. En udokumenteret proces bor i hovedet på et menneske.
Et nøgternt regnestykke for intern lønadministration bør som minimum indeholde: Løn og pension til de medarbejdere, der arbejder med løn (opgjort i faktisk tidsforbrug), tid til fejlrettelser og medarbejderhenvendelser, omkostninger til backup og oplæring, kurser og faglig opdatering, systemlicenser og vedligehold samt et realistisk risikotillæg for personafhængighed.
Når det tal ligger på bordet, kan I sammenligne det med prisen på en ekstern løsning på et fair grundlag.
Nej. For nogle virksomheder giver en intern lønfunktion god mening, især hvis volumen er stor, processerne er veldokumenterede, og der er reel backup. Pointen er ikke, at alle bør outsource. Pointen er, at beslutningen bør bygge på de samlede omkostninger og den samlede risiko - ikke på en stykpris.
Det, outsourcing typisk løser, er sårbarheden: I får en lønfunktion, der ikke afhænger af én person, hvor processerne er dokumenterede, og hvor lovændringer bliver håndteret som en del af leverancen. For mange mellemstore virksomheder er det dét, der flytter mest - mere end selve prisen.
Vil du have et konkret billede af, hvad jeres lønproces reelt koster, hjælper vi gerne med at stille regnestykket op, således at du får et nøgternt overblik og kan træffe en beslutning om jeres lønadministration på et kvalificeret grundlag.