Efter bogføringslovens § 6, stk. 2, skal bogføringspligtige virksomheder udarbejde og løbende ajourføre en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. Kravet gælder selvstændigt i forhold til reglerne om digital bogføring, som er trådt i kraft på forskellige tidspunkter for forskellige virksomhedstyper.
Erhvervsstyrelsen uddyber kravene i sin vejledning om bogføringsloven.
Det lovpligtige minimum er en beskrivelse af virksomhedens procedurer for registrering af transaktioner samt opbevaring og fremfinding af regnskabsmateriale. Det skal samtidig fremgå, hvilke personer der er ansvarlige for procedurerne.
Beskrivelsen skal tilpasses virksomhedens størrelse, aktiviteter og kompleksitet. I praksis vil det derfor ofte være relevant, at den også omfatter:
Det er ikke tilstrækkeligt, at beskrivelsen blot foreligger. Den skal løbende ajourføres og svare til de arbejdsgange, virksomheden faktisk anvender.
En gennemgang er særligt relevant, når virksomheden skifter bogføringssystem, etablerer nye integrationer, ændrer godkendelses- eller betalings flow, outsourcer opgaver eller flytter ansvar i økonomifunktionen. En opdateret beskrivelse kan samtidig understøtte oplæring, overdragelse, intern kontrol og dialogen med virksomhedens rådgivere.
Det centrale spørgsmål er derfor: Hvis Erhvervsstyrelsen bad om virksomhedens beskrivelse af bogføringsprocedurer i morgen, ville I så kunne sende et retvisende og opdateret dokument?
Er I allerede kunde, kan I kontakte jeres faste konsulent. Ellers er I velkomne til at kontakte os for en uforpligtende dialog.